|
|
|
|
М?Н?СТЕРСТВО ОСВ?ТИ УКРА?НИ
Державний ун?верситет "Льв?вська пол?техн?ка"
Кафедра м?жнародного
п?дпри?мництва ? менеджменту
РЕФЕРАТ
з дисципл?ни: "Д?лова кореспонденц?я та документи зовн?шньоеконом?чно? д?яльност?"
на тему: "Функц?? листування у п?дтримц? д?лового партнерства".
Виконав: ст. гр. МЗД-41
Долинський ?. Р.
Прийняв: Л?пенцев А. В.
Льв?в 1998
Зм?ст.
Вступ ........................................................................................................... 3
Розд?л 1. Орган?зац?я д?ловодства в установ? ........................................ 4
Розд?л 2. Функц?? д?ловодства .................................................................. 6
Розд?л 3. Види лист?в ................................................................................. 7
Розд?л 4. Мета листа ................................................................................. 12
Висновок .................................................................................................... 14
Список використаних джерел .................................................................. 15
Вступ.
0рган?зац?я д?ловодства ?стотно вплива? на оперативн?сть, економ?чн?сть ? над?йн?сть функц?онування апарату управл?ння установи, культуру пращ управл?нського персоналу. Якщо процес д?ловодства в установ? поставлений рац?онально, фах?вц? й кер?вники вив?льняються в?д виконання невластивих ?м функц?й, п?двищу?ться результативн?сть '?х прац?, скорочуються витрати, пов'язан? з функц?онуванням апарату управл?ння.
Розд?л 1.
Орган?зац?я д?ловодства в установ?.
Розглянемо основн? поняття д?ловодства, як? стосуються установ ус?х форм власност?.
Д?ловодство визнача?ться як д?яльн?сть, що охоплю? питання документування та орган?зац?? роботи з документами у процес? виконання управл?нських д?й.
Д?ловодство в установ? явля? собою повний цикл обробки та руху документ?в з моменту ?х створення (або одержання) до завершення виконання ? в?дправлення. В?д правильно? орган?зац?? д?ловодства, якнайповн?шо? його механ?зац?? ? автоматизац?? заложить ефективн?сть управл?ння в ц?лому.
Документування - це створення документ?в, тобто ?х п?дготовка, складення, оформлення та виготовлення.
Орган?зац?я роботи з документами ? створення умов, як? забезпечують рух, пошук та збереження документ?в у д?ловодств?.
Документооб?г - рух документ?в в установ? з моменту створення до В?дправлення. Обсяг документооб?гу визнача?ться к?льк?стю вх?дних, вих?дних та внутр?шн?х документ?в, наприклад, за р?к.
Швидк?сть документооб?гу заложить в?д якост? документац?йного обслуговування апарату управл?ння в ц?лому та в?д системи орган?зац?? д?ловодства (повно? або частково?).
Повну централ?зац?ю д?ловодства рекоменду?ться застосовувати в установах з обсягом документооб?гу до 10 тис. документ?в на piк (IV категор?я) ? невеликою к?льк?стю структурних п?дрозд?л?в.
Децентрал?зована система д?ловодства ма? м?сце в установах з територ?ально роз'?днаними структурними п?дрозд?лами та к?льк?стю документ?в понад 100 тис. одиниць на р?к.
Загальн? правила документування управл?нсько? д?яльност? викладеш в Прим?рн?й ?нструкц?? з д?ловодства в м?н?стерствах ? в?домствах Укра?ни, м?сцевих органах державно? влади, м?сцевого та рег?онального самоврядування. Вона регламенту? порядок робота з документами з моменту ?х створення або надходження до в?дправлення або передач? в арх?в установи. Положення ?нструкц?? поширюються на всю службову документац?ю, що не ма? та?много характеру, у тому числ? створену засобами обчислювально? техн?ки.
Правила ? рекомендац?? про порядок зд?йснення д?ловодних процес?в розробляються в?дпов?дно до закон?в Укра?ни, що встановлюють порядок орган?зац?? ? д?яльност? орган?в державно? влади, та акт?в орган?в державно? виконавчо? влади, м?сцевого ? рег?онального самоврядування.
0рган?зац?йно-методичну допомогу у вдосконален? системи документац?йного забезпечення державного управл?ння ? д?ловодства подають установи державно? арх?вно? служби Укра?ни, як? розробляють ? затверджують основн? нормативн? документи з в?дпов?дних питань, перев?ряють ? мають право вимагати в?д кер?вник?в установ усунення виявлених п?д час перев?рок недол?к?в.
Розд?л 2.
Функц?? д?ловодства.
Загальне кер?вництво орган?зац??ю д?ловодства в установ? зд?йсню? ?? кер?вник. Уся орган?зац?йна робота з рац?онально? постановки д?ловодства в установ? поклада?ться на службу д?ловодства. Остання е самост?йним структурним п?дрозд?лом установи ? п?дпорядкову?ться ?? кер?внику.
Факторами, як? визначають орган?зац?йну побудову служби д?ловодства, ? ?? основн? функц??, обсяг роб?т по кожн?й з них, а також розм?р установи, тобто к?льк?сть ?? структурних п?дрозд?л?в, ?х територ?альне розм?щення, загальна к?льк?сть прац?вник?в, к?льк?сть р?вн?в прийняття р?шень, норми управл?ння, прийнята система документування й орган?зац?? роботи з документами, р?вень механ?зац?? ? автоматизац?? документац?йних процес?в тощо.
Основними завданнями служби д?ловодства е встановлення ?диного порядку роботи з документами в установ? та п?дв?домч?й мереж?, документац?йне забезпечення д?яльност? на основ? використання сучасно? обчислювально? техн?ки, автоматизовано? технологи роботи з документами ? скорочення к?лькост? документ?в.
Розд?л 3.
Види лист?в.
Службовий лист - це узагальнена назва р?зних за зм?стом документ?в, як? вид?ляють у зв'язку ?з особливим способом передавання тексту - пересиланням поштою.
Службовий лист ? не лише нос??м певно? ?нформац??, а й правовим документом.
Правильн?сть листа, в?дпов?дн?сть його зм?сту нормативним актам засв?дчу? сво?м п?дписом кер?вник орган?зац??, який несе повну в?дпов?дальн?сть за викладену ?нформац?ю.
Виклад зм?сту листа мас бути лог?чно посл?довним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вир?шити порушене питання.
Службовий лист склада?ться з? вступу, доведення та заключно? частини. У вступ? викладають причини та безпосередн?й прив?д, як? стали п?дставою для написання. У доведен? подаються ?стор?я питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифров? дан?, робляться лог?чн? висновки. Заключна частина м?стить основну думку документа: прохання, пропозиц?ю, згоду, в?дмову тощо.
Службовий лист мусить бути бездоганним. Нав?ть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридично? точки зору. Вс? дан? та факти, про як? йдеться в лист?, повинн? бути перев?рен?. Кореспонденц?я под?ля?ться на так? види лист?в:
- д?лов? (формальн? та неформальн?);
- особист? (приватн?);
- рекомендац?йн?;
- прямо? поштово? реклами.
Формальними ? листи, п?дготовленн? одним п?дпри?мством (установою, орган?зац??ю).
Неформальн? складають прац?вники одного р?вня (скаж?мо, менеджер кадрово?) служби одн??? ф?рми менеджеру кадрово? служби ?ншо?) ?з пропозиц??ю про особисту зустр?ч з метою обговорення деяких питань, обм?ну ?нформац?йними матер?алами тощо.
Вс? оф?ц?йн? д?лов? листи за функц?ональною ознакою можна под?лити на так?, що потребують в?дпов?д? ? так?, що не потребують в?дпов?д?.
Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит. В?дпов?д? на них оформляють залежно в?д зм?сту вх?дного листа.
До друго?