1
Учебный материал
РОССИЙСКОЙ КОЛЛЕКЦИИ РЕФЕРАТОВ (с) 1996
http://referat.students.ru; http://www.referats.net;
http://www.referats.com
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ БЭК-ОФИСА
Как известно, брокерско-дилерская компания
(инвестиционный институт) организационно подразделяется на
три направления:
- Торговые подразделения ('Фронт-офис'),
- Бэк-офис,
- Бухгалтерия.
Место бэк-офиса в брокерских и дилерских компаниях
определяется его основным функциональным назначением,
которое включает в себя:
оформление договоров и исполнение обязательств по
сделке,
внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных
бумаг и денежных средств (собственных и клиентских),
формирование достоверной отчетности о состоянии
собственного портфеля компании и денежных средств,
выделенных на его формирование, а также отчетности о
состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е.
формирование отчетности, необходимой для принятия
правильного управленческого решения,
предоставление клиентам компании периодической
отчетности о проведенных за его счет операциях и об
остатках принадлежащих клиенту денежных средств и ценных
бумаг.
Как видно из перечисленных выше функций, бэк-офис
относится к основному, а не к вспомогательному
'производству', т.е. он является не обслуживающим
подразделением, а подразделением, осуществляющим основную
деятельность компании.
Поэтому, мы считаем неверным положение о том, что бэк-
офис не 'дает' прибыли, поскольку размер прибыли зависит
не только от стоимости проданного 'товара', но и от
скорости его обращения, что обеспечивает бэк-офис. К тому
fe компания в лице как торгового отдела, так и бэк-офиса
продает клиенту 'качественное' исполнение его поручений и,
таким образом, обеспечивает компании хорошую репутацию.
Бэк-офис, выполняя вышеуказанные функции, заносит
информацию в систему взаимосвязанных регистров внутреннего
учета, обеспечивающих осуществление оперативного учета
операций с ценными бумагами. Учет операций в бэк-офисе
отражает этапы прохождения сделок и состояния ценных
бумаг. Он основан на более широкой, нежели в бухгалтерии,
информационной базе, поэтому система книг и журналов учета
бэк-офиса существует независимо от бухгалтерии.
Структура бэк-офиса определяется размерами компании,
содержанием и объемом операций. Небольшие компании могут
иметь бэк-офис, не полностью формально обособленный от
бухгалтерии. Достаточно крупные компании имеют
обособленный бэк-офис с разделением на функциональные
группы, отвечающие за определенные направления работы,
связанные с исполнением документов и их учетом, поскольку
каждый этап прохождения сделки связан с формированием,
получением и отправкой определенных документов.
Процесс исполнения и учета сделок с ценными бумагами
в общем виде включает в себя:
1. Документарное оформление сделки.
2. Непосредственное исполнение обязательств по сделке, а
именно:
перерегистрация (поставка) ценных бумаг,
организация своевременной оплаты по договору.
3. Контроль за исполнением сделки.
4. Внутренний учет операций и этапов их прохождения.
5. Передача первичных документов в соответствующие
подразделения.
6. Оперативная передача достоверных сводных данных в
соответствующие подразделения для принятия оперативных
управленческих решений.
7. Формирование соответствующей регулярной отчетности
клиентам и контролирующим органам.
Из анализа технологического процесса видно, что он
непосредственно связан с технологией прохождения
dnjslemrnb, т.е. с документооборотом. ГОСТ определяет
документооборот как 'движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки'. Управление документооборотом в процессе
исполнения обязательств по сделке как раз и является одной
из основных задач, стоящих перед бэк-офисом.
Процесс прохождения документов по сделке достаточно
жестко регламентирован и предельно короток. Поэтому именно
от качества организации документооборота зависит не только
работа самого бэк-офиса, но и всей компании в целом, т.к.
именно документооборот по сделке является составной частью
основной деятельности брокерских и дилерских компаний.
Для того, чтобы разработать конкретную
организационную структуру бэк-офиса компании и оптимальный
процесс документооборота, необходимо определить и
проанализировать проводимые операции, разбить их на этапы,
определить документы, с которыми связан тот или иной этап
исполнения сделки, а затем 'построить конвейер' по
прохождению документов, большинство из которых являются
основанием для записей в регистрах внутреннего учета.
Для примера рассмотрим операции по купле-продаже
акций (бездокументарных корпоративных ценных бумаг
приватизированных предприятий).
Этапы, а также перечень и виды документов, связанных
с тем или иным этапом, зависят от характера контрагента
(физическое, юридическое лицо, предприниматель, резидент
или нерезидент), от условий исполнения обязательств по
сделке (например, кто перерегистрирует ценные бумаги) и от
места заключения сделки (определят порядок и процедуру
подписания и исполнения договора), от места учета прав по
ценным бумагам (регистратор, депозитарий, номинальный
держатель), а так же от наличия счета в системе учета прав
по ценным бумагам и др.
Для начала рассмотрим сделку по покупке ценных бумаг
у юридического лица - резидента, заключенную в РТС
(Российской Торговой Системе), в результате которой ценные
бумаги будут переведены на ранее открытый лицевой счет в
системе учета регистратора. В данном случае у нас
bngmhj`er обязательство по оплате, у контрагента - по
поставке ценных бумаг. При этом 'готовит' договор,
регистрирует сделку и проводит перерегистрацию прав по
ценным бумагам контрагент.
Исполнение нами обязательств по данной сделке
(покупка - перерегистрирует контрагент) можно разбить на
следующие основные этапы:
1. Заключение сделки торговым отделом.
2. Отправка подтверждения сделки.
3. Подписание договора и передаточного распоряжения.
4. Передача необходимых для перерегистрации документов.
5. Получение от контрагента копии документа о
перерегистрации.
6. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате
ЦБ.
7. Передача контрагенту факсимильной связью копии
документа об оплате.
8. Получение от контрагента оригинала документа о
перерегистрации.
В зависимости от порядка исполнения обязательств
(предпоставка или предоплата) изменится порядок
прохождения этапов.
Рассмотрим как будут выглядеть этапы исполнения
сделки по покупке в случае,