|
|
|
|
Учебный материал
РОССИЙСКОЙ КОЛЛЕКЦИИ РЕФЕРАТОВ (с) 1996
http://referat.students.ru; http://www.referats.net; http://www.referats.com
М?н?стерство осв?ти ? науки Укра?ни
Терноп?льський державний техн?чний ун?верститет
?мен? ?вана Пулюя
Реферат на тему:
Обов'язки секретаря
П?дготував: ст. гр. МВ-???
Л?зогуб О.О.
Прийняла: Савченко Т.О.
Терноп?ль- 2000
Зм?ст
* Трохи з ?стор??.
* Можливост? секретаря-референта.
* Основн? функц?? секретаря.
* Сучасн? вимоги.
* Класиф?кац?я секретар?в.
* Обов'язки.
* Висновок.
1. Трохи з ?стор??.
Секретар? з'явилися в Стародавньому Рим? як охоронц? чужих секрет?в. Пот?м з секретар?в вид?лилися нотар?уси.
А сам? секретар? з дов?рених ос?б корол?в, цар?в, герцог?в ? пер?в поступово перетворилися в д?ловод?в. Традиц?йно в рол? секретар?в виступали чолов?ки. ? т?льки в к?нц? 18 стол?ття з'явилися ж?нки-секретар?.
2. Можливост? секретаря-референта.
Секретар це обличчя ф?рми. В?н перший, з ким стика?ться в?дв?дувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустр?ча?ться, починаючи св?й трудовий день кер?вник, перший, хто в?дпов?да? на телефонн? дзв?нки. В?д повед?нки секретаря багато в чому залежить не т?льки престиж ф?рми, в як?й в?н трудиться, але часом ? усп?х партнер?в ? кл??нт?в ф?рми.
Секретар повинен бути завжди в "форм?": ретельно ? продумано одягнутий, охайний, готовий швидко ? квал?ф?ковано виконати дан? йому доручення., ум?ти спок?йно, без розгубленост?, р?зкост?, су?ти ? з досто?нством вир?шувати питання в рамках сво?? компетенц??. Йому необх?дний дар в?дчувати "нюанс" справи, що дозволя? в?льно виходити з скрутних ситац?й, зокрема, не бачити ? не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторож? ? в курс? багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенн? д?лових зустр?чей ? переговор?в, в?дпов?дати на телефонн? дзв?нки ? сам робити розпорядження за дорученням кер?вництва, зд?йснювати запис в?дв?дувач?в на прийом. Але ?нод? доводиться робити ? разов? доручення, наприклад, передачу грошей, м?жм?ську телефонну розмову, в?дв?дувати хворого товариша по служб? ? так дал?.
Через секретаря зд?йсню?ться зв'язок кер?вника з п?длеглими ? зовн?шн?ми св?том. Здатн?сть ор??нтуватися в складному р?зноман?тному потоку ?нформац??, правильно, ч?тко ? оперативно класиф?кувати ?? часто визнача? оперативн?сть роботи в?дд?л?в ? нав?ть вс??? установи.
Основн? функц?? секретаря.
Важливу роль гра? профес?йна базова п?дготовка, що включа? як високий р?вень загально? осв?ти, так ? специф?чн? знання, як? можуть бути визначен? в?дпов?дно до основних функц?й секретаря:
* знання, необх?дн? для ефективно? участ? в ?нформац?йно-документарному забезпеченн? ф?рми ? безпосередньо кер?вника (волод?ння такими техн?чними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
* знання, пов'язан? з основними напрямами д?яльност? ф?рми, ?? внутр?шньою структурою ? зовн?шн?ми зв'язками; знання правових акт?в ? додатк?в, що регламентують роботу ф?рми ? ?? сп?вроб?тник?в;
* знання, що вимагаються для комун?кативного забезпечення роботи ф?рми ? ?? адм?н?страц??; вони необх?дн? секретарев? при п?дготовц? нарад ? прийом? в?дв?дувач?в, при д?лов?й переписц? ? д?лових переговорах, при плануванн? свого робочого дня ? обслуговуванн? сп?вроб?тник?в ф?рми.
Сучасн? вимоги.
Щоб в?дпов?дати сучасним вимогам, секретар повинен волод?ти наступними якостями:
* мати профес?йний ?м?дж;
* добре волод?ти мовою ? письмом;
* волод?ти хорошою пам'яттю;
* добре ор??нтуватися у час?;
* тримати в порядку документац?ю, швидко знаходити необх?дн? папери;
* ум?ти красиво оформляти зв?ти, вести д?лову переписку кер?вника;
* освоювати розробки нов?тн?х комп'ютерних програм для оф?су;
* бути енерг?йним, проявляти ?н?ц?ативу;
* швидко знаходити вза?морозум?ння з колегами ? кл??нтами;
* п?дтримувати ефективну роботу оф?су у в?дсутност? шефа;
* контролювати ф?нанси оф?су;
* бути обачним в конф?денц?йних, дел?катних питаннях ф?рми.
Класиф?кац?я секретар?в.
? дек?лька позиц?й, як? займають секретар?:
RECEPTIONIST д?вчина, працююча на телефон?. У ?? обов'язку входить в?дпов?дати на питання, зустр?чати ? проводжати гостей ? кл??нт?в. На ц?й посад? необов'язкове знання ?ноземно? мови. Основна вимога ум?ння триматися ? акуратн?сть.
На цьому ж р?вн? знаходиться посада ?нформатора. Т?льки в цьому випадку д?вчина пов?домля? кл??нтам якусь конкретну ?нформац?ю.
Якщо людина волод?? ?ноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займа?ться орган?зац??ю оф?су.
Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY пом?чник генерального директора або президента. У цьому випадку д?вчина працю? т?льки на одного шефа, в?дпов?да? на кореспонденц?ю як на укра?нськ?й, так ? на англ?йських мовах, супроводить директора у в?дрядження. Тут велика увага прид?ля?ться зовн?шн?м даним, акуратност?, орган?зованост?, виконавчост? . Такий секретар повинен бути не т?льки виконавцем, але ? ?н?ц?атором. Знати, що в?дпов?сти, як зор??нтуватися в будь-як?й ситуац??. Але ? це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери...
Специф?ка ? складн?сть роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центр? сп?лкування з кер?вництвом, колегами, кл??нтами. В?н як би безл?ччю ниточок зв'язу? р?зн? п?дрозд?ли ф?рми, знаходиться в центр? внутр?шн?х проблем ? ?? зовн?шн?х контакт?в. Тому роль секретаря в ритм?чному ефективному функц?онуванн? ф?рми, в створенн? психолог?чного кл?мату в колектив? надзвичайно важлива ? не зам?нима.
Обов'язки.
Без особливого роду знань, ум?нь ? навичок секретарев? не справиться з? сво?ми обов'язками. А в обов'язки входить:
* обл?к, ре?страц?я, розгляд ? п?дготовка поступаючо? кореспонденц?? для допов?д? кер?вництву;
* оформлення (в тому числ? друкування) ? розсилка розпод?льних документ?в, лист?в, телеграм, телефонограм, факс?в, ? т. п..;
* п?дготовка по вказ?вц? кер?вника ? узгодження з? структурними п?дрозд?лами проект?в окремих наказ?в, дов?док, лист?в, в?дрядних посв?дчень ? ?нших документ?в;
* оформлення протокол?в розсилок виписок з них;
* анал?з дов?док ? допов?дей структурних п?дрозд?л?в з висновками ? пропозиц?ями по них;
* п?дготовка ? сво?часна розсилка матер?ал?в до зас?дань, нарад, конференц?й, сем?нар?в ? з'?зд?в;
* прийом ? ре?страц?я заяв, пропозиц?й ? скарг в?д громадян;
* орган?зац?я прийом?в в?дв?дувач?в;
* прийом, ре?страц?я, збер?гання, обл?к, доставка по п?дрозд?лах ? розсилка поступаючо?, вих?дно? ? внутр?шньо? кореспонденц??, п?дготовка справ до здач? на державне збер?гання ? у внутр?шн?й арх?в ф?рми.
Кр?м роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функц?? по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:
1. техн?чне забезпечення роботи кер?вника;
2. п?дготовка ? орган?зац?я матер?ально-техн?чного забезпечення зас?дань, нарад;
3. орган?зац?я прийому прац?вник?в ? в?дв?дувач?в;
4. телефонне обслуговування;
5. п?дготовка в?дряджень;
6. орган?зац?я презентац?й ? спец?альних прийом?в гостей;
7. стенографування;
8. контроль за святковими ? юв?лейними датами;
9. обробка пошти;
10. машинописн? роботи;
11. зб?р д?лово? ?нформац?? ? ?? реферування по завданню директора;